ฉันทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่ฉันยังทำทุกอย่างไม่เสร็จ!

เมื่อสองสามปีก่อน หลังจากที่ฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของฉันพังได้ไม่นาน ฉันพิมพ์เช็คผ่านระบบบัญชีสำหรับรอบการชำระเงินไม่ทัน เพื่อเป็นการประหยัดเวลา ฉันตัดสินใจตอบอีเมลในขณะที่รอการตรวจสอบแต่ละครั้งผ่านเครื่องพิมพ์

ฉันประหยัดเวลาเพราะว่าในขณะที่กำลังโหลดอีเมลฉบับต่อไป (ฉันมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า) ฉันจะเปลี่ยนความสนใจไปที่ขั้นตอนต่อไปของกระบวนการชำระบิล เมื่อโหลดอีเมลเสร็จแล้ว ฉันจะปล่อยให้บิลจ่ายและกลับมาสนใจอีเมล ไปมา. ไปมา. ในช่วงเวลานั้น ฉันคิดว่าฉันประหยัดเวลาได้มาก ท้ายที่สุด ฉันกำลังทำสิ่งที่มีประสิทธิผลระหว่างการโหลดหน้าเว็บ เมื่อมองย้อนกลับไป ฉันอาจประหยัดเวลาได้ทั้งหมดประมาณห้านาที

กรอไปข้างหน้าไปยังอีเมลที่ฉันได้รับหนึ่งสัปดาห์ต่อมาจาก BK&A เมื่อฉันตรวจสอบโทรศัพท์ระหว่างการนัดหมายกับลูกค้า:

สวัสดี เฮเลน

ฉันได้มอบเช็คของคุณให้กับทีมการเงินของเราเมื่อฉันกลับจากการประชุม และพวกเขาชี้ให้ฉันเห็นว่าเช็คนั้นไม่ได้ลงนาม

คุณต้องการให้ฉันส่งไปให้คุณเพื่อขอลายเซ็นหรือไม่? คุณต้องการให้ฉันมาที่สำนักงานของคุณไหม แจ้งให้เราทราบว่าอะไรเหมาะกับคุณและเราจะทำให้ทุกอย่างออกมาดี


กราฟิกสมัครสมาชิกภายในตัวเอง


ขอขอบคุณ!
ไรอัน

ในขณะนั้นอยู่ห่างจากสำนักงานเพียง 10 นาที (และไม่ต้องการให้พวกเขารอเงินอีกต่อไป) ฉันก็ขับรถไปที่นั่น อีกสิบนาทีไปถึงที่นั่น ไม่กี่นาทีเพื่อสนทนากับไรอัน ย้อนไปสิบนาที

ใช้เวลาทั้งหมด: ประมาณ 25 นาที
เวลาที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้: 5 นาที
เวลาที่เสียไปทั้งหมด: 20 นาที

มากสำหรับการประหยัดเวลาด้วยการทำงานหลายอย่าง

การทำงานหลายอย่างช่วยประหยัดเวลาได้หรือไม่?

ฉันชอบที่จะบอกคุณได้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะช่วยประหยัดเวลาได้ แต่จริงๆ แล้วจะทำตรงกันข้าม มีบางกรณีที่สามารถช่วยได้ (ฉันจะยกตัวอย่างในไม่ช้า) แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว การทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้เราเจ็บปวด แค่อ่านงานวิจัยเกี่ยวกับมัน

ทีมนักวิจัยจาก University of Glasgow, University of Leeds และ University of Hertfordshire พบว่าประสิทธิภาพของเราลดลง 69 เปอร์เซ็นต์สำหรับผู้หญิงและ 77 เปอร์เซ็นต์สำหรับผู้ชายเมื่อเราทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือสลับงาน! เป็นข้อพิสูจน์มากขึ้นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันที่เราได้รับการบอกกล่าวให้พยายามทำในปี 1990 ไม่ใช่เครื่องมือการบริหารเวลาที่เราควรมีส่วนร่วม

มัลติทาสกิ้งแบ่งสมองออกเป็นสองส่วน หากมีเพียงงานเดียว สมองทั้งหมดจะถูกใช้ หากมีสองงาน สมองจะแบ่งออกเป็นสองส่วน และแต่ละครึ่งทำงานเป็นงานเดียว หากมีงานมากกว่าสองอย่างพร้อมกัน สมองจะไม่สามารถทำงานได้ จริง ๆ แล้วเรามีอาการเหมือน ADD เมื่อเราทำงานหลายอย่าง!

การศึกษาที่มหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เออร์ไวน์ พบว่าเมื่องานมีการแยกส่วนและเกิดการเปลี่ยนงาน พนักงานจะใช้เวลาสูงสุด 25 นาทีในการกลับไปยังงานเดิม หากพวกเขากลับมาทำงานทั้งหมด ผู้เข้าร่วมการศึกษารายงานว่าวิธีการทำงานนี้มีกลิ่นเหม็น

ที่น่ากลัวกว่านั้นคือข้อเท็จจริงที่ว่าหลายคนในการศึกษาที่ฉันพูดถึงนั้นเป็น "ผู้เชี่ยวชาญมัลติทาสก์" ที่มั่นใจในตัวเอง พวกเขารู้สึกว่าสามารถทำงานหลายอย่างให้สำเร็จลุล่วงได้ ทำงานได้ดี และมักจะสนุกกับการทำให้อะดรีนาลีนหลั่งจากการพยายามทำหลายๆ พวกเขาไม่ได้ตระหนักว่าพวกเขาทำงานจริงได้แย่เพียงใด จนกระทั่งได้แสดงผลการทำงานเดี่ยวกับผลลัพธ์แบบมัลติทาสก์

บรรทัดล่าง: เราคิดว่าเราเล่นปาหี่ได้ดี แต่เราไม่

มัลติทาสกิ้งใช้งานได้จริงเมื่อใด

ฉันเชื่อว่ามนุษย์สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ ต่ำ- ทักษะการทำงานของสมอง “ฟังก์ชันต่ำ” หมายความว่าไม่จำเป็นต้องคิดเพราะมีการกระทำที่ท่องจำ (การเคลื่อนไหวอัตโนมัติและไม่คิดอะไร) อยู่

ตัวอย่าง:

เพ้นท์เล็บขณะฟังการเล่นของ Dallas Cowboys

ฉีกกระดาษระหว่างโฆษณาขณะดูโทรทัศน์

คุยโทรศัพท์พลางกวนหม้อพริกบนเตา

นอกจากนี้ยังง่ายต่อการปล่อยให้งานทำงานในพื้นหลังในขณะที่คุณจดจ่อกับงานในระดับแนวหน้า ในทางเทคนิคแล้ว วิธีนี้ไม่ใช่การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เพราะสมองของคุณไม่ได้ทำงานสองอย่างพร้อมกัน ฉันเรียกสิ่งนี้ว่างานผี

ตัวอย่าง:

ทำความสะอาดบ้านขณะซักผ้าอยู่ในเครื่องซักผ้าหรือเครื่องอบผ้า

ล้างจานออกจากเครื่องล้างจานขณะที่ข้าวโอ๊ตกำลังอุ่นในไมโครเวฟ

ยื่นเอกสารในขณะที่พีซีของคุณใช้เวลานาน (โอเค ​​ห้านาที) ในการบู๊ต

แต่จากการวิจัยพบว่า เราไม่สามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ดีเมื่อพูดถึงเรื่อง สูง- การทำงานของสมอง เราไม่สามารถทำงานสองอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมกันหรือสลับไปมา เราสามารถทำงานทั้งสองอย่างในระดับปานกลาง แต่ไม่สามารถทำได้ดีเหลือเกิน เพราะเราไม่ได้ใช้สมองทั้งหมดและมุ่งเน้นไปที่งานเพียงงานเดียวในแต่ละครั้ง และสิ่งนี้ทำให้เราเสียเวลาและทำให้เราเครียดในระยะยาว

คุณสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้สำเร็จหรือไม่?

คุณไม่ควรทำสองอย่างพร้อมกันที่ต้องใช้ความคิดหรือสมาธิ หรือสลับไปมาระหว่างทำงานสองอย่างที่ต้องใช้สมองคิด ไม่ว่าคุณจะเชื่อว่าความคิดนั้นไม่สำคัญแค่ไหนก็ตาม

ตัวอย่าง:

ขับรถและส่งข้อความ/ส่งอีเมล

เข้าร่วมสายธุรกิจที่สำคัญขณะตรวจสอบอีเมล

การตรวจสอบอีเมลระหว่างการกรอกส่วนประกอบต่างๆ ของการชำระบิล หรือการสร้างข้อเสนอหรือรายงาน

แม้ว่าคุณจะขับรถมา 50 ปีแล้ว การขับขี่ก็ไม่ใช่ฟังก์ชั่นการท่องจำ ต้องใช้การตัดสินใจในเสี้ยววินาที โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนงี่เง่าขับรถอยู่ข้างๆ การส่งข้อความ ใช่ แม้แต่ LOL IMHO ก็ต้องการสมองของคุณในการอ่านสิ่งที่ใครบางคนสื่อสารกับคุณ คิดถึงการตอบสนอง และถ่ายทอดสิ่งที่ต้องพิมพ์กลับให้นิ้วของคุณกลับมา คุณไม่สามารถทำได้ดีทั้งสองอย่างในเวลาเดียวกัน แค่ถามคนที่ประสบอุบัติเหตุทางรถยนต์กับคนขับที่ใช้สมาร์ทโฟนของเขา/เธอ

การตรวจสอบอีเมล ไม่ว่าข้อความจะเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม เป็นงานที่ต้องใช้สมองมาก เพราะคุณจำเป็นต้องอ่าน ประมวลผลข้อมูล และตอบกลับ การติดต่อทางธุรกิจที่สำคัญต้องใช้ความคิดและการตอบสนอง กระบวนการชำระบิลเป็นงานที่ต้องใช้สมองสูง เนื่องจากคุณต้องชำระเงินให้กับนิติบุคคลที่ถูกต้องในจำนวนเงินที่ถูกต้อง ลงชื่อออก และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการชำระเงินได้รับการจัดส่งไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง

ในเรื่องก่อนหน้าของฉัน ฉันพยายามสลับงานระหว่างงานที่มีสมองสูงเหล่านี้ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้ฉันผิดพลาด...ซึ่งทำให้ฉันต้องเสียเวลาในภายหลัง

วิธีรับ 45 นาทีในแต่ละชั่วโมงที่คุณไม่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน!

ลองคิดดู: หากคุณต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันและ/หรือเปลี่ยนงานเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง ตามการวิจัย ประสิทธิภาพของคุณจะลดลง 69 ถึง 77 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งหมายความว่าคุณจะเสียเวลาประมาณ 45 นาที นั่นคือสิ่งที่เวลาหายไป! เราปล่อยให้ตัวเองทำเช่นนี้!

หากคุณต้องการลดประสิทธิภาพงานของคุณลงมากกว่าสองในสามและเสียเวลาในกระบวนการ วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำคือยอมให้ตัวคุณเองทำงานหลายอย่างพร้อมกันและสลับงาน แต่คุณไม่ต้องการอย่างนั้นเหรอ? คุณอยู่ที่นี่เพื่อประหยัดเวลาและลดระดับความเครียดของคุณ ghost-tasking ของคุณสามารถดำเนินต่อไปได้ แต่การทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการสลับงานจำเป็นต้องยุติลง ตอนนี้. และคุณสามารถควบคุมสิ่งนี้ได้อย่างเต็มที่เพราะเป็นการตัดสินใจของคุณ

นี่คือกลยุทธ์เบื้องหลังยุทธวิธี

สร้างความตระหนักของคุณ

เมื่อคุณพบว่าตัวเองเข้าสู่โหมดมัลติทาสก์หรือสลับงาน บอกตัวเองให้หยุด พูดออกมาดัง ๆ ถ้าคุณต้องการ "หยุด!" เลือกหนึ่งงานที่จะมุ่งเน้นในอีก 15 นาทีข้างหน้า

มีแผนสำหรับวันของคุณ

การรู้ว่าคุณต้องทำอะไรให้สำเร็จในวันนั้นจะช่วยให้คุณจดจ่อและป้องกันการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้

กำหนดช่วงความสนใจของคุณ

ไม่ว่าคุณจะมี ADD, ADHD หรือ Squirrel! (แท็กตลก — อาจจะมาจากหนังปี 2009 Up — หลายคนใช้เพื่อแสดงถึงความทุกข์ของผู้ที่ฟุ้งซ่านได้ง่าย) เราทุกคนมีช่วงความสนใจสั้นลงในปัจจุบัน — โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเรากำลังทำบางสิ่งที่ไม่สนุก

เริ่มจับเวลาว่าคุณจะสามารถทำงานชิ้นเดียวได้นานแค่ไหน การมีตัวเลขโดยประมาณจะช่วยให้คุณกำหนดขั้นตอนการทำงานได้ (ช่วงความสนใจของฉันมีเพียงเก้านาทีกับงานที่น่าเบื่อ)

ค้นพบเวลาสมองที่ดีที่สุดของคุณ

สมองของเรามักจะทำงานในระดับที่สูงในบางส่วนของวันและในระดับที่ต่ำกว่าในบางครั้ง ในช่วงเวลาที่น้อยนิดนี้ สมองของเรามักจะเข้าสู่โหมดมัลติทาสก์เพราะพวกเขาเหนื่อยเกินกว่าที่จะจดจ่อ หลีกเลี่ยงการทำงานที่สำคัญที่สุดของคุณในช่วงเวลาที่สมองต่ำของวัน

ค้นหาพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิผล

บางครั้งเราบังเอิญเปลี่ยนงานเพราะเราฟุ้งซ่าน (กระรอก!) เมื่อคุณมีโครงการสำคัญที่ต้องทำงาน ให้หาพื้นที่ที่ไม่มีภาพ (งานศิลปะที่โดดเด่น กองขยะ หน้าจอคอมพิวเตอร์) หรือการรบกวนการได้ยิน (การพูดคุย ดนตรี ตัวแสดงข้อความบนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณ)

เคลียร์โต๊ะของคุณด้วยวัสดุทั้งหมด ยกเว้นสิ่งที่คุณต้องการ

คุณอาจมีโครงการที่ครบกำหนดหลายโครงการ แต่คุณสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้ครั้งละหนึ่งโครงการเท่านั้น ทิ้งวัสดุสำหรับโครงการอื่นๆ ทั้งหมด และให้มองเห็นได้เฉพาะบนโต๊ะทำงานของคุณเฉพาะวัสดุที่ใช้กับโครงการเดียวที่คุณจะมุ่งเน้นในช่วงเวลาทำงานนี้

ใช้ตัวจับเวลาเพื่อให้คุณโฟกัสที่เลเซอร์

คุณสามารถเลือกตัวเลขสุ่มเช่น 8 หรือ 15 นาที ยังดีกว่าถ้าคุณรู้ช่วงความสนใจของคุณ ให้ตั้งเวลาเป็นตัวเลขนั้น ตัวจับเวลาเป็นตัวเตือนด้วยภาพว่าคุณควรจะทำงานบางอย่าง นอกจากนี้ยังเป็นการป้องกันความล้มเหลวของคุณ หากคุณหลงทาง นาฬิกาจับเวลาจะดึงคุณกลับเข้าไปใหม่เมื่อเครื่องดับ

โพสต์วัตถุประสงค์ของคุณในพื้นที่ทำงานของคุณ

นอกเหนือจากหรือแทนที่จะใช้ตัวจับเวลา ให้ลองโพสต์วัตถุประสงค์ของงานเพื่อที่ทุกครั้งที่คุณเงยหน้าขึ้นเพื่อให้สมองของคุณล่องลอย วัตถุประสงค์ที่โพสต์ไว้จะเตือนคุณถึงสิ่งที่คุณควรจะทำ

หยุดพัก

สมองของทุกคนล้าหลังในอัตราที่ต่างกัน เมื่อคุณรู้สึกว่าพลังสมองของคุณเริ่มตกต่ำ (พลังงานน้อยลง มีสมาธิยากขึ้น) สมองของคุณจะอ่อนไหวต่อการตัดสินใจเรื่องเวลาของคุณที่ไม่ค่อยดีนัก ดังนั้นให้สมองได้พักทุกๆหนึ่งหรือสองชั่วโมง ไปเดินเล่นหายใจลึก ๆ ไปสนุก ๆ แต่ตั้งเวลาไว้เมื่อถึงเวลากลับ!

เฉลิมฉลองช่วงเวลาที่มุ่งเน้น

ใคร่ครวญว่าสมองของคุณมีกำลังมากเพียงใดในขณะที่คุณจดจ่อ เฉลิมฉลองด้วยการยิ้ม โบกมือขึ้นไปในอากาศเหมือนไม่สนใจ หรือแม้แต่เต้นรำอย่างมีความสุข ซึ่งจะสร้างสารเอ็นโดรฟิน ร่างกายต้องการสารเอ็นดอร์ฟิน เมื่อสมองเชื่อมโยงโฟกัสของคุณกับการเฉลิมฉลองและเอ็นดอร์ฟิน สมองก็จะต้องการโฟกัสมากขึ้น ติดโฟกัส!

ขั้นตอนต่อไป

ทีละงาน แม้ว่าจะโฟกัสเพียง 15 นาทีก็ตาม การโฟกัสด้วยเลเซอร์ 45 นาทีดีกว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและการสลับงานเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง ซึ่งในระหว่างนั้นเราจะใช้เวลาประมาณ XNUMX นาที

เฮ้! คุณสามารถโฟกัสด้วยเลเซอร์เป็นเวลา 15 นาที แล้วออกไปออกกำลังกายหรืองีบหลับอีก 45 นาทีแทน! มันเป็นระยะเวลาเท่ากัน แต่คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นเมื่อคุณตัดสินใจทำภารกิจเดี่ยว

© 2016 โดย เฮเลน เซกูรา. ใช้โดยได้รับอนุญาตจาก
ห้องสมุดโลกใหม่โนวาโตแคลิฟอร์เนีย www.newworldlibrary.com

แหล่งที่มาของบทความ

นักฆ่าไร้ประสิทธิภาพ: กลยุทธ์การบริหารเวลาเพื่อการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่นานโดย Helene Seguraนักลอบสังหารไร้ประสิทธิภาพ: กลยุทธ์การบริหารเวลาเพื่อการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่นาน
โดย เฮเลน เซกูรา.

คลิกที่นี่สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและ / หรือสั่งซื้อหนังสือเล่มนี้

เกี่ยวกับผู้เขียน

เฮลีน เซกูรา, MAEd, CPOHelene Segura, MAEd, CPO ได้พูดคุยกับผู้แสวงหาผลประโยชน์หลายพันคน สอนให้พวกเขาจัดการกับความเครียดด้วยการควบคุมงานวุ่นวายและชีวิตส่วนตัวของพวกเขาคืน เธอได้สอนลูกค้าหลายร้อยรายให้ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพส่วนบุคคลโดยใช้เทคนิคทางประสาทวิทยาและการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมเพื่อขจัดนิสัยที่ทำลายล้างและเสียเวลา Helene ได้รับการแนะนำในฐานะผู้เชี่ยวชาญขององค์กรในการปรากฏตัวทางสื่อมากกว่า 100 รายการ เยี่ยมชมเว็บไซต์ของเธอได้ที่ www.HeleneSegura.com