ภาพโดย แกร์ฮาร์ด 

“ฉันไม่เชื่อในอีเมล ฉันเป็นสาวเชย
ฉันชอบโทรและวางสายมากกว่า” 
- ซาร่าห์ เจสสิก้า ปาร์คเกอร์

1. อีเมลมักเป็นวิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถลดระยะเวลาที่ใช้ไปกับอีเมลได้อย่างมากด้วยการตอบกลับสั้นๆ และมีประสิทธิภาพ เช่น "ขอบคุณ" และ "เข้าใจ" และ "เห็นด้วย" แจกจ่ายตามพิธีการทุกครั้งที่ทำได้และเพิ่มประสิทธิภาพ

2. Blind carbon copy (bcc) มักเป็นเครื่องมือของคนขี้ขลาดที่ก้าวร้าว

ก่อนใส่ที่อยู่อีเมลในช่องนี้ ให้ถามตัวเองเสมอว่าเหตุใดคุณจึงใช้ที่อยู่อีเมลนั้น หากคุณกำลังพยายามทำร้ายหรือทำให้ใครอับอายหรือปกปิดบางสิ่ง ให้เลิกทำหน้าตาบูดบึ้ง

3. อย่าส่งอีเมลที่เขียนขึ้นเพื่อแสดงความโกรธหรือความผิดหวังของคุณกับใครบางคน

อารมณ์เหล่านั้นสามารถถ่ายทอดทางโทรศัพท์หรือต่อหน้าได้ดีกว่า โดยที่ความก้าวร้าวที่ไม่จำเป็นและกรดกำมะถันที่มากเกินไปไม่สามารถป้องกันได้ด้วยธรรมชาติของอีเมลที่แฝงความก้าวร้าว กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าเป็นคนขี้ขลาด ถ้าคุณอารมณ์เสีย หยิบโทรศัพท์ขึ้นมา

4. ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับการละเมิดกฎ #3

“ฉันส่งอีเมลที่โกรธเพราะฉันแสดงออกได้ดีกว่าในรูปแบบลายลักษณ์อักษรและโกรธเกินกว่าที่จะพูด” ไม่เคยเป็นข้อแก้ตัวสำหรับการละเมิดกฎข้อที่ 3

5. หากคุณได้รับอีเมลที่ทำให้โกรธ ให้ยกหูโทรศัพท์และตอบกลับทันที ยิ่งเร็วยิ่งดี

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับคนดื้อเงียบคือการใช้ท่าทีก้าวร้าวโดยตรง ผู้ส่งอีเมลที่มีอารมณ์ฉุนเฉียวมักจะเป็นคนที่จัดการกับความขัดแย้งได้ไม่ดีนัก ดังนั้น จึงซ่อนตัวอยู่เบื้องหลังเทคโนโลยี การดึงม่านเทคโนโลยีกลับจะทำให้พวกเขาอึดอัดและมักจะทำให้พวกเขาหลุดจากตำแหน่ง

6. In-box zero ควรเป็นเป้าหมายของคุณ หากเป็นเพียงเพื่อวัตถุประสงค์ด้านประสิทธิภาพและประสิทธิผลเท่านั้น

การทิ้งอีเมลไว้ในกล่องขาเข้าเป็นการบังคับให้คุณต้องเปิดดูทุกครั้งที่คุณเข้าถึงแอปพลิเคชันอีเมล ซึ่งต้องใช้เวลาและพลังงาน คล้ายกับการกลั่นกรองจดหมายกองเดิมที่เพิ่มขึ้นทุกวันเพื่อค้นหาจดหมายหรือใบเรียกเก็บเงินที่เฉพาะเจาะจง In-box Zero จะช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการกับอีเมลขาเข้าโดยไม่เพิ่มลงในกองข้อมูลจำนวนมหาศาลที่มีอยู่แล้ว

7. ใช้แอปพลิเคชันอีเมลที่ให้คุณกำหนดเวลาที่คุณต้องการให้อีเมลส่งถึงกล่องจดหมายของคุณ

เปลี่ยนอีเมลเป็นสิ่งที่คุณได้รับเมื่อคุณต้องการรับ ฉันมักจะจัดกำหนดการอีเมลขาเข้าใหม่ตามเวลาที่กำหนดในระหว่างวันเมื่อฉันวางแผนที่จะอ่านและตอบกลับ ซึ่งจะทำให้กล่องจดหมายของฉันว่างเปล่าและได้รับประโยชน์จากกฎข้อที่ 6

ถ้าฉันได้รับอีเมลเกี่ยวกับภาษี ฉันจะกำหนดเวลาใหม่ให้ถึงกล่องจดหมายของฉันในวันที่ 1 เมษายน ถ้าทีมเกรดห้าของฉันได้รับอีเมลที่ขอให้ดำเนินการในส่วนของเรา ฉันจะกำหนดเวลาใหม่ให้ถึงกล่องจดหมายของฉันภายในยี่สิบสี่โมง ชั่วโมงโดยหวังว่าเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของฉันจะจัดการคำขอก่อนที่ฉันจะต้องทำ

8. ตอบกลับอีเมลที่ต้องการการดำเนินการโดยเร็วที่สุด และภายในยี่สิบสี่ชั่วโมงเสมอ

การไม่ตอบกลับอีเมล แม้ว่าคำตอบของคุณคือ “ฉันจะติดต่อกลับในวันพรุ่งนี้” ก็ตาม — ฉายภาพของคนที่ยุ่งเหยิง ไม่เป็นระเบียบ และไม่มีประสิทธิภาพ

9. เลือกไฟล์ หัวเรื่องว่า ระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างชัดเจน

เลือกบรรทัดหัวเรื่องสำหรับอีเมลของคุณ ซึ่งจะทำให้ผู้อ่านสามารถระบุวัตถุประสงค์ทั่วไปของอีเมลได้โดยไม่ต้องเปิดอ่านจริงๆ และจะช่วยคุณค้นหาอีเมลนั้นในอนาคต

ลิขสิทธิ์ 2022 แมทธิว ดิ๊กส์ สงวนลิขสิทธิ์.
พิมพ์ซ้ำได้รับอนุญาตจากสำนักพิมพ์ ห้องสมุดโลกใหม่.

ที่มาบทความ:

หนังสือ: สักวันหนึ่งคือวันนี้

Someday Is Today: 22 วิธีง่ายๆ ที่นำไปใช้ได้จริงในการขับเคลื่อนชีวิตสร้างสรรค์ของคุณ
โดย Matthew Dicks

คุณเก่งในการฝันถึงสิ่งที่คุณจะทำ "สักวันหนึ่ง" ให้สำเร็จ แต่ไม่เก่งเรื่องการหาเวลาและเริ่มต้นหรือไม่? คุณจะตัดสินใจและทำมันได้อย่างไร? คำตอบคือหนังสือเล่มนี้ ซึ่งนำเสนอวิธีที่พิสูจน์แล้ว ใช้งานได้จริง และง่าย ๆ ในการเปลี่ยนนาทีแบบสุ่มตลอดวันของคุณให้กลายเป็นกระเป๋าผลิตภาพ และความฝันให้กลายเป็นความสำเร็จ

นอกเหนือจากการนำเสนอกลยุทธ์ในการคว้าชัยชนะจากความฝันไปสู่การทำแล้ว Matthew Dicks ยังเสนอข้อมูลเชิงลึกจากคนที่มีความคิดสร้างสรรค์มากมาย ไม่ว่าจะเป็นนักเขียน บรรณาธิการ นักแสดง ศิลปิน และแม้แต่นักมายากล เกี่ยวกับวิธีการเสริมแรงบันดาลใจด้วยแรงจูงใจ แต่ละขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้นั้นมาพร้อมกับเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยส่วนตัวและมืออาชีพที่น่าขบขันและสร้างแรงบันดาลใจและแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน สักวันหนึ่งก็คือวันนี้ จะให้เครื่องมือทุกอย่างแก่คุณในการเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ _______________ [เติมในช่องว่าง]

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและ / หรือสั่งซื้อหนังสือเล่มนี้ คลิกที่นี่. ยังมีจำหน่ายในรูปแบบหนังสือเสียงและ Kindle edition

เกี่ยวกับผู้เขียน

แมทธิว ดิ๊กส์นักเขียนนวนิยายขายดี นักเล่าเรื่องที่ได้รับการยอมรับในระดับประเทศ และครูระดับประถมศึกษาที่ได้รับรางวัล สอนการเล่าเรื่องและการสื่อสารในมหาวิทยาลัย สถานที่ทำงานขององค์กร และองค์กรชุมชน เขาชนะการแข่งขันเรื่อง Moth GrandSLAM หลายครั้งและร่วมกับภรรยาของเขาได้สร้างองค์กร พูดขึ้นมา เพื่อช่วยให้ผู้อื่นแบ่งปันเรื่องราวของพวกเขา 

เยี่ยมชมเขาทางออนไลน์ได้ที่ MatthewDicks.คอม.

หนังสือเพิ่มเติมโดยผู้เขียนคนนี้.