ห่างกันสองเมตร. Shutterstock.com

บริษัทต่างๆ ทั่วโลกกำลังถกเถียงกันว่าจะกลับไปทำงานที่สำนักงานอย่างไรและเมื่อใด สุขภาพและความปลอดภัยได้รับความสำคัญใหม่ทั้งหมดในยุคของ coronavirus เพื่อให้ผู้คนกลับมาอย่างปลอดภัย ตัวเลือกสำหรับการออกแบบสำนักงานใหม่นั้นน่าสับสน ควรจัดโต๊ะทำงานอย่างไรให้เว้นระยะห่างทางสังคมควบคู่ไปกับประโยชน์ของการอยู่ในห้องเดียวกัน และคนจำเป็นต้องกลับมาเป็นเวลาห้าวันต่อสัปดาห์หรือไม่?

หลายบริษัทกำลังมองหาพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านเป็นบางครั้ง แต่หากปราศจากการคิดอย่างรอบคอบในเรื่องนี้ บริษัทต่างๆ ก็เสี่ยงที่จะติดอยู่ตรงกลาง โดยไม่ได้รับผลประโยชน์จากสำนักงานแบบเดิมๆ หรือความปลอดภัยที่ได้รับจากที่บ้าน

พิจารณาตัวอย่างเช่น สำนักงาน 6 ฟุต. แนวคิดนี้พัฒนาโดยบริษัทข้ามชาติด้านอสังหาริมทรัพย์เพื่อการพาณิชย์ Cushman และ Wakefield มีเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานอยู่ห่างกันหกฟุตตลอดเวลา ทำได้โดยการเว้นระยะห่างระหว่างโต๊ะ สร้างการไหลเวียนของผู้คนแบบทางเดียว และรวมถึงป้ายที่มองเห็นได้บนพรมรอบๆ โต๊ะแต่ละโต๊ะเพื่อสะกิดคนให้รักษาระยะห่าง

ความคิดนี้เสี่ยงต่อการโยนทารกออกไปพร้อมกับน้ำอาบ ในฐานะนักวิชาการด้านสถาปัตยกรรม Kerstin Sailer ได้ระบุไว้การผสมผสานของเฟอร์นิเจอร์ที่อยู่ห่างไกล การสะกิด และการเตือนยังสามารถตีตราปฏิสัมพันธ์ทางสังคม ผลักดันการสื่อสารทั้งหมดทางออนไลน์ แม้กระทั่งในสำนักงาน หากเป็นกรณีนี้ ทำไมไม่เพียงแค่ทำงานจากที่บ้าน?

บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องรวมบทเรียนที่จำเป็นจากการล็อกดาวน์ของ COVID-19: Zoom ทำงานได้ดีอย่างน่าประหลาดใจ แต่ยังมีประโยชน์มากมายในการโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการ – สิ่งที่วิดีโอคอลที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้าไม่สามารถทำซ้ำได้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงขอเสนอระบบไฮบริดที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก หากมีคนเข้ามารักษาระยะห่างทางสังคมน้อยลง ทางที่ดีควรให้ทุกทีมเป็นตัวแทน และแผนผังสำนักงานต้องอำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อระหว่างผู้คนแทนที่จะแยกพวกเขาออกจากกัน

การสื่อสารที่วางแผนไว้และไม่ได้วางแผน

มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารที่วางแผนไว้และไม่ได้วางแผนในที่ทำงาน การสื่อสารที่ไม่ได้วางแผนมักจะเกิดขึ้นผ่านการเผชิญหน้าโดยบังเอิญ และที่สำคัญคือเกี่ยวข้องกับการสนทนาระหว่างทีม ความใกล้ชิดเป็นสิ่งจำเป็น

เนื่องจากโดยปกติแล้วทีมต่างๆ จะไม่เป็นส่วนหนึ่งของสายการรายงานเดียวกัน ดังนั้นการสื่อสารจึงขึ้นอยู่กับการนัดหมายที่ไม่ได้วางแผนไว้ เช่น การได้ยินการพูดคุยหรือการเผชิญหน้าโดยบังเอิญในทางเดิน สิ่งนี้สามารถมีประโยชน์ทางธุรกิจอย่างแท้จริง ดังที่หนึ่งในพวกเราได้บันทึกไว้ใน .ของเรา หนังสือเล่มล่าสุดปฏิสัมพันธ์ทางสังคมที่ไม่ได้วางแผนไว้บนโต๊ะทำงานในบริเวณใกล้เคียงในพื้นที่ซื้อขายของ Wall Street ได้ปรับปรุงการใช้แบบจำลองทางการเงิน

ในกรณีของการสื่อสารที่วางแผนไว้ เทคโนโลยีการประชุมทางไกลทำให้ความใกล้ชิดมีความสำคัญน้อยลง เหตุผลก็คือการสื่อสารภายในทีมมักเกิดขึ้นตามแผนและเป็นประจำ ดังนั้นสิ่งที่ต้องการก็คือแพลตฟอร์มดิจิทัล

แฮงเอาท์วิดีโอทำงานได้ดีสำหรับการสื่อสารที่วางแผนไว้ Shutterstock.com

ข้อความนี้ออกมาอย่างชัดเจนจากงานแผงที่เราจัดขึ้น ที่ศูนย์ความเสี่ยงระบบของ LSE. Charles Bristow หัวหน้าฝ่ายซื้อขายอัตราแลกเปลี่ยนระดับโลกที่ธนาคารเพื่อการลงทุน JP Morgan และหนึ่งในผู้ร่วมอภิปราย อธิบายว่า "ทีมที่ซื้อขายกันในผลิตภัณฑ์เดียวกำลังได้รับการสอบถามเข้ามาผ่านช่องทางเดียวกัน" และ "ใช้เครื่องมือเดียวกัน" ด้วยเหตุผลดังกล่าว การสื่อสารทางไกลจึงเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

ดังนั้นความใกล้ชิดทางกายภาพจึงจำเป็นสำหรับการสื่อสารโดยไม่ได้วางแผนเป็นหลัก หมายความว่าการทำงานระยะไกลสามารถดำเนินต่อได้โดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยในการสื่อสารที่วางแผนไว้ และอาจหมายความว่าหากบริษัทต้องการนำผู้คนจำนวนจำกัดกลับมาที่สำนักงาน พวกเขาควรเน้นที่การมีสมาชิกอย่างน้อยหนึ่งคนจากทุกทีม สิ่งนี้จะช่วยให้สามารถสื่อสารข้ามทีมได้ ซึ่งอาศัยความใกล้ชิดทางกายภาพ

ให้ทุกคนมีส่วนร่วม

องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการของการออกแบบสำนักงานที่ต้องคำนึงถึงคือขอบเขตที่เอื้อต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน ไม่ว่าผู้คนจะออกจากโต๊ะทำงานเพื่อมาเผชิญหน้ากันหรือไม่ นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นระหว่างเพื่อนร่วมงานและวัฒนธรรมของบริษัท

เพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ การมุ่งเน้นที่การเว้นระยะห่างทางสังคมจะต้องแยกความแตกต่างระหว่างระยะทางและการเข้าถึงได้ แม้ว่าระยะทางจะลดขอบเขตที่ผู้คนสามารถมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันได้ แต่การวิจัยด้านสถาปัตยกรรมแสดงให้เห็นว่าความง่ายในการเข้าถึงและการอำนวยความสะดวกในการเคลื่อนไหวสามารถชดเชยระยะทางได้บางส่วน

เป็นกะลาสี ได้จัดตั้งในบ้านที่ทุกห้องสามารถเข้าถึงห้องอื่น ๆ ทุกห้องผ่านทางประตู การเชื่อมต่อนั้นง่ายกว่าในที่ที่คุณสามารถเข้าถึงห้องที่กำหนดจากห้องที่อยู่ติดกันเท่านั้น ระยะห่างระหว่างผู้คนในระดับเดียวกัน หรืออีกนัยหนึ่ง อาจนำไปสู่ระดับการมีส่วนร่วมที่แตกต่างกันอย่างมากมาย

เพื่อให้บรรลุการเชื่อมต่อนี้ (ในขณะที่ยังคงรักษาระยะห่างทางสังคม) บริษัทต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากการกลับมาของพนักงานเพื่อถอดโต๊ะทำงานบางส่วนออกและสร้างทางเดินรอบ ๆ สำนักงานซึ่งเปิดใช้ร่วมกันได้ ทำให้พนักงานมีโอกาสเข้าถึงกันและกันได้ง่าย การเผชิญหน้าและการสนทนาสามารถอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมได้จากมุมและมุมด้านนอกทางเดินดังกล่าว เพื่อให้พนักงานสามารถพูดคุยแบบตัวต่อตัวได้อย่างรวดเร็วโดยไม่กีดขวางการไหลเวียน

การกลับมาที่สำนักงานหลังจากทำงานทางไกลเป็นเวลาหลายเดือนทำให้บริษัทต่างๆ มีโอกาสทำให้การตั้งค่าของตนมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาสามารถรวมเอาประโยชน์ของการทำงานทางไกล ในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าผู้คนสามารถโต้ตอบและแลกเปลี่ยนความคิดได้อย่างปลอดภัยมากกว่าการเลียนแบบการเตรียมงานก่อนเกิดโควิด-XNUMX แบบสุ่มสี่สุ่มห้า

เกี่ยวกับผู้เขียน

Daniel Beunza รองศาสตราจารย์ด้านการจัดการ เมืองมหาวิทยาลัยลอนดอน และ Derin Kent นักวิจัยหลังปริญญาเอกด้านการจัดการ มหาวิทยาลัย Aalto

บทความนี้ตีพิมพ์ซ้ำจาก สนทนา ภายใต้ใบอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์ อ่าน บทความต้นฉบับ.

หนังสือที่เกี่ยวข้อง:

เครื่องมือการสนทนาที่สำคัญสำหรับการพูดคุยเมื่อเดิมพันสูง รุ่นที่สอง

โดย เคอร์รี แพตเตอร์สัน, โจเซฟ เกรนนี และคณะ

คำอธิบายย่อหน้ายาวอยู่ที่นี่

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

อย่าแยกความแตกต่าง: การเจรจาราวกับว่าชีวิตของคุณขึ้นอยู่กับมัน

โดย Chris Voss และ Tahl Raz

คำอธิบายย่อหน้ายาวอยู่ที่นี่

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

บทสนทนาที่สำคัญ: เครื่องมือสำหรับการพูดคุยเมื่อมีเดิมพันสูง

โดย เคอร์รี แพตเตอร์สัน, โจเซฟ เกรนนี และคณะ

คำอธิบายย่อหน้ายาวอยู่ที่นี่

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

การพูดคุยกับคนแปลกหน้า: สิ่งที่เราควรรู้เกี่ยวกับคนที่เราไม่รู้จัก

โดย Malcolm Gladwell

คำอธิบายย่อหน้ายาวอยู่ที่นี่

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

บทสนทนาที่ยาก: วิธีอภิปรายสิ่งที่สำคัญมากที่สุด

โดยดักลาส สโตน, บรูซ แพตตัน และคณะ

คำอธิบายย่อหน้ายาวอยู่ที่นี่

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ