ในบทความนี้:

• สิ่งรบกวนทางดิจิทัลกำลังขโมยเวลาของคุณอยู่หรือไม่?
• เหตุใดวิธีการบริหารเวลาแบบเดิมจึงล้มเหลวในโลกปัจจุบัน
• กลยุทธ์การบริหารเวลาที่พิสูจน์แล้วเพื่อควบคุมอีกครั้ง
• วิทยาศาสตร์เบื้องหลังการควบคุมผลงานและการโฟกัส
• วิธีจัดโครงสร้างวันของคุณให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีควบคุมเวลาของคุณในโลกที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวน

โดย อเล็กซ์ จอร์แดน, InnerSelf.com                 

เราอาศัยอยู่ในยุคที่ความสนใจกลายเป็นสิ่งที่มีค่าที่สุด บริษัทโซเชียลมีเดีย ผู้โฆษณา และแพลตฟอร์มดิจิทัลต่างออกแบบโมเดลธุรกิจของตนโดยมีเป้าหมายพื้นฐานหนึ่งประการ นั่นคือ การทำให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมนานที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ การแจ้งเตือน วิดีโอที่เล่นอัตโนมัติ และการเลื่อนดูแบบไม่สิ้นสุดได้รับการออกแบบมาอย่างพิถีพิถันเพื่อดึงดูดความสนใจและขยายเวลาหน้าจอ ผลลัพธ์ที่ได้คือโลกที่ผู้คนรู้สึกว่าตนเองไม่สามารถควบคุมเวลาของตัวเองได้อีกต่อไป

หากคุณมักสงสัยว่าวันนี้ผ่านไปอย่างไร ถูกรบกวนด้วยสิ่งรบกวน งานที่ยังทำไม่เสร็จ และความเหนื่อยล้าทางจิตใจอยู่ตลอดเวลา คุณไม่ได้เป็นคนเดียว การต่อสู้ในยุคใหม่กับการกระตุ้นทางดิจิทัลมากเกินไปทำให้เกิดวิกฤตสมาธิ ทำให้หลายคนไม่สามารถทำงานที่มีความหมายและลึกซึ้งให้เสร็จได้ แต่เวลาไม่ได้สูญเปล่าไปตลอดกาล การกลับมาควบคุมตัวเองได้อีกครั้งต้องใช้แนวทางใหม่ ซึ่งต้องก้าวข้ามวิธีการจัดการเวลาแบบเดิมๆ และต้องเข้าใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าสมองทำงานอย่างไรในสภาพแวดล้อมที่มีสิ่งรบกวนมาก

เหตุใดการจัดการเวลาแบบเดิมจึงล้มเหลว

เป็นเวลาหลายทศวรรษที่กลยุทธ์การจัดการเวลาเน้นที่วินัย การกำหนดตารางเวลาที่เข้มงวด และรายการสิ่งที่ต้องทำ อย่างไรก็ตาม แนวทางเหล่านี้พิสูจน์แล้วว่าไม่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในโลกที่ออกแบบมาเพื่อแบ่งความสนใจ เครื่องมือที่ใช้กันทั่วไปอย่างหนึ่งคือการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยาวเหยียด ซึ่งมักทำให้เกิดความรู้สึกผิดๆ ว่ามีประสิทธิภาพ สมองของมนุษย์มักจะมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบงานเล็กๆ ที่ง่ายแทนที่จะจัดการกับงานที่สำคัญที่สุด ทำให้เกิดภาพลวงตาของความก้าวหน้าที่ไร้ผลลัพธ์ที่แท้จริง

วิธีที่ไร้ประสิทธิภาพอีกวิธีหนึ่งคือการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน การศึกษาทางประสาทวิทยาได้แสดงให้เห็นซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ แต่กลับทำให้สมาธิลดลง ส่งผลให้ประมวลผลช้าลง ผิดพลาดมากขึ้น และเครียดมากขึ้น แทนที่จะทำงานได้สำเร็จมากขึ้น คนที่ทำหลายอย่างพร้อมกันมักจะใช้เวลานานขึ้นในการทำงานให้เสร็จในขณะที่มีอาการเหนื่อยล้าทางปัญญามากขึ้น

หลายคนยังเชื่อว่าการจัดการเวลาที่ดีขึ้นนั้นต้องอาศัยความมุ่งมั่นมากขึ้น แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าความมุ่งมั่นนั้นมีทรัพยากรจำกัด ยิ่งบุคคลต้องตัดสินใจและเสียสมาธิมากขึ้นในแต่ละวัน ความสามารถในการจดจ่อก็จะยิ่งลดลง แทนที่จะพึ่งพาการมีวินัยในตนเองอย่างแท้จริง ประสิทธิภาพที่แท้จริงต้องอาศัยการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างที่ลดการเลือกที่ไม่จำเป็นและทำให้กระบวนการทำงานเชิงลึกเป็นระบบอัตโนมัติ

กลยุทธ์ในการควบคุมเวลาของคุณอีกครั้ง

เพื่อควบคุมเวลาได้อีกครั้ง บุคคลต่างๆ จำเป็นต้องใช้แนวทางที่สอดคล้องกับการทำงานของสมองตามธรรมชาติ ไม่ใช่ขัดกับวิธีการทำงาน วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิผลคือการบล็อกเวลา โดยแบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วงๆ สำหรับงานเฉพาะอย่าง เทคนิคนี้มักใช้โดยบุคคลที่มีประสิทธิภาพ เช่น อีลอน มัสก์ และบิล เกตส์ เพื่อป้องกันไม่ให้เวลาที่ไม่มีโครงสร้างถูกเสียไปกับกิจกรรมที่มีความสำคัญต่ำ การแบ่งช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิและกำหนดเวลาพักระหว่างช่วง จะทำให้สมองได้รับคำแนะนำที่ชัดเจนว่าเมื่อใดจึงควรมีสมาธิและเมื่อใดจึงจะรีเซ็ตตัวเอง

แนวทางที่มีประสิทธิภาพอีกประการหนึ่งคือกฎ 80/20 หรือที่เรียกอีกอย่างว่าหลักการของพาเรโต แนวคิดนี้แสดงให้เห็นว่าผลลัพธ์ 80% มาจากความพยายามเพียง 20% แทนที่จะกระจายพลังงานให้กับงานเล็กๆ นับไม่ถ้วน การระบุและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมสำคัญไม่กี่อย่างที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีความหมายมากที่สุดจะมีประสิทธิภาพมากกว่า การกำจัด การทำให้เป็นอัตโนมัติ หรือมอบหมายงานที่มีคุณค่าน้อยกว่าออกไปสามารถปลดปล่อยพื้นที่ทางจิตใจจำนวนมากสำหรับสิ่งที่มีความสำคัญอย่างแท้จริง

สิ่งรบกวนยังคงเป็นภัยคุกคามที่ยิ่งใหญ่ที่สุดต่อการควบคุมเวลา และการลดเสียงรบกวนทางดิจิทัลให้เหลือน้อยที่สุดจึงมีความจำเป็น ควรปิดใช้งานการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น และควรปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสมเพื่อให้มีสมาธิจดจ่อ การปรับเปลี่ยนเล็กน้อย เช่น จำกัดจำนวนแท็บเบราว์เซอร์ที่เปิดอยู่หรือใช้โหมด "ห้ามรบกวน" ในช่วงเวลาสำคัญในการทำงาน สามารถลดโอกาสที่สมาธิจะถูกรบกวนจากสิ่งรบกวนภายนอกได้อย่างมาก

งานเล็กๆ น้อยๆ มักจะสะสมตลอดทั้งวัน ทำให้รู้สึกเหนื่อยล้า การนำกฎ 2 นาทีมาใช้ ซึ่งก็คือให้ทำงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาทีให้เสร็จทันที จะป้องกันไม่ให้มีงานเล็กๆ น้อยๆ กองรวมกันจนรบกวนเวิร์กโฟลว์ เทคนิคนี้จะช่วยเคลียร์ความยุ่งวุ่นวายในใจและทำให้มีสมาธิจดจ่อได้นานขึ้น

การพักเบรกอย่างมีกลยุทธ์ยังมีบทบาทสำคัญในการรักษาผลผลิตให้ยั่งยืน การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการพักเบรกช่วยปรับปรุงสมาธิในระยะยาว ซึ่งตรงข้ามกับความเชื่อที่ว่าการทำงานนานชั่วโมงขึ้นจะทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เทคนิค Pomodoro ซึ่งสลับระหว่างการทำงานระยะสั้นและช่วงพักสั้นๆ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการรับรู้ การออกไปสูดอากาศบริสุทธิ์ เคลื่อนไหวร่างกายเบาๆ หรือเพียงแค่ถอยห่างจากหน้าจอสักสองสามนาทีสามารถช่วยให้สมองรีเซ็ตและกลับมาทำงานได้อีกครั้งด้วยสมาธิที่สดชื่น

วิทยาศาสตร์เบื้องหลังการควบคุมผลผลิต

การทำความเข้าใจว่าสมองประมวลผลสมาธิอย่างไรจะช่วยให้เข้าใจอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้นว่าเหตุใดกลยุทธ์การจัดการเวลาบางอย่างจึงได้ผลดีกว่ากลยุทธ์อื่นๆ มนุษย์ทำงานตามจังหวะอุลตราเดียน ซึ่งเป็นวัฏจักรธรรมชาติของพลังงานสูงและต่ำที่เกิดขึ้นตลอดทั้งวัน คนส่วนใหญ่สามารถรักษาสมาธิสูงสุดได้เพียง 90 ถึง 120 นาทีเท่านั้นก่อนที่จะต้องพัก การเพิกเฉยต่อวัฏจักรเหล่านี้และพยายามฝ่าฟันความเหนื่อยล้า มักจะส่งผลให้ประสิทธิภาพลดลงและหมดไฟ

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ส่งผลต่อความสนใจคือโดพามีน ซึ่งเป็นสารสื่อประสาทที่เกี่ยวข้องกับความสุขและรางวัล ทุกครั้งที่มีการแจ้งเตือนหรือโพสต์บนโซเชียลมีเดียได้รับการรีเฟรช สมองจะได้รับโดพามีนในปริมาณเล็กน้อย ทำให้เกิดวงจรป้อนกลับที่กระตุ้นให้มีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง นี่คือสาเหตุที่ผู้คนมักจะหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาโดยไม่คิดแม้ในขณะที่ทำภารกิจสำคัญ การเลิกนิสัยนี้ต้องฝึกสมองใหม่ให้แสวงหารางวัลจากงานที่สำคัญกว่าแทนที่จะได้รับความพึงพอใจทันที

การจัดโครงสร้างวันเพื่อให้มีสมาธิสูงสุด

การเริ่มต้นวันใหม่จะกำหนดทิศทางของวัน ควรออกแบบช่วงเช้าอย่างรอบคอบเพื่อลดสิ่งรบกวนและเพิ่มสมาธิให้มากที่สุด การหลีกเลี่ยงหน้าจอในช่วง 30 นาทีแรกหลังจากตื่นนอนจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลภายนอกหลั่งไหลเข้ามาทันทีจนรบกวนความชัดเจนของจิตใจ การจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดในตอนเช้าก่อนที่จะมีสิ่งรบกวนและภาระหน้าที่ต่างๆ มากมาย จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่มีความหมายอย่างน้อยหนึ่งเป้าหมาย

เมื่อวันดำเนินไป ควรให้ความสำคัญกับการทำงานเชิงลึกในช่วงสายและช่วงบ่ายแก่ๆ ซึ่งเป็นช่วงที่การทำงานของสมองอยู่ในระดับสูงสุด การประชุม อีเมล และงานร่วมมือต่างๆ เหมาะกว่าสำหรับช่วงหลังของวัน เมื่องานที่ต้องใช้ความคิดมากที่สุดเสร็จสิ้นไปแล้ว การทบทวนลำดับความสำคัญของวันถัดไปก่อนสิ้นสุดวันทำงานจะช่วยให้รู้สึกผ่อนคลายและเตรียมจิตใจให้พร้อมสำหรับการเริ่มต้นวันใหม่อย่างมีพลัง

ควบคุมหรือถูกควบคุม

โลกสมัยใหม่ถูกออกแบบมาเพื่อดึงดูดความสนใจ เทคโนโลยีทุกชิ้น แอปทุกแอป และแพลตฟอร์มทุกแพลตฟอร์มถูกสร้างขึ้นด้วยจุดประสงค์เพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วม แม้ว่าภูมิทัศน์ดิจิทัลอาจถูกออกแบบมาเพื่อให้เบี่ยงเบนความสนใจ แต่บุคคลก็ยังมีอำนาจที่จะควบคุมสิ่งต่างๆ เหล่านั้นได้ การใช้กลยุทธ์การจัดการเวลาอย่างเป็นระบบ ลดสิ่งรบกวนทางดิจิทัล และทำงานตามรูปแบบการโฟกัสตามธรรมชาติของสมองสามารถสร้างชีวิตที่สมดุลและสร้างสรรค์มากขึ้นได้

คำถามสุดท้ายที่ยังคงค้างคาอยู่ก็คือ เวลาจะยังคงถูกกำหนดโดยแรงภายนอกต่อไปหรือไม่ หรือบุคคลต่างๆ จะเรียกร้องเวลาเหล่านั้นคืนมาเอง คำตอบอยู่ที่การเลือกอย่างมีสติ นิสัยที่ตั้งใจ และความมุ่งมั่นในการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง

เกี่ยวกับผู้เขียน

อเล็กซ์ จอร์แดนเป็นนักเขียนประจำของ InnerSelf.com

หนังสือเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพจากรายการขายดีของ Amazon

“จุดสูงสุด: เคล็ดลับจากศาสตร์แห่งความเชี่ยวชาญใหม่”

โดย Anders Ericsson และ Robert Pool

ในหนังสือเล่มนี้ ผู้เขียนใช้งานวิจัยของตนในสาขาความเชี่ยวชาญเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกว่าทุกคนสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในด้านใดด้านหนึ่งของชีวิตได้อย่างไร หนังสือเล่มนี้นำเสนอกลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงในการพัฒนาทักษะและบรรลุความเชี่ยวชาญ โดยเน้นที่การฝึกฝนอย่างตั้งใจและข้อเสนอแนะ

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

"Atomic Habits: วิธีที่ง่ายและได้รับการพิสูจน์แล้วในการสร้างนิสัยที่ดีและทำลายนิสัยที่ไม่ดี"

โดย James Clear

หนังสือเล่มนี้เสนอกลยุทธ์ที่ใช้ได้จริงในการสร้างนิสัยที่ดีและทำลายนิสัยที่ไม่ดี โดยเน้นที่การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ หนังสือเล่มนี้รวบรวมงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์และตัวอย่างจากโลกแห่งความเป็นจริงเพื่อให้คำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับทุกคนที่ต้องการปรับปรุงนิสัยและประสบความสำเร็จ

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

"ความคิด: จิตวิทยาใหม่แห่งความสำเร็จ"

โดย แครอล เอส. ดเวค

ในหนังสือเล่มนี้ แครอล ดเว็คสำรวจแนวคิดของกรอบความคิดและผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและความสำเร็จในชีวิตของเราอย่างไร หนังสือนำเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างกรอบความคิดแบบตายตัวและกรอบความคิดแบบเติบโต และให้กลยุทธ์เชิงปฏิบัติสำหรับการพัฒนากรอบความคิดแบบเติบโตและบรรลุความสำเร็จที่มากขึ้น

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

"พลังแห่งนิสัย: ทำไมเราทำในสิ่งที่เราทำในชีวิตและธุรกิจ"

โดย Charles Duhigg

ในหนังสือเล่มนี้ Charles Duhigg สำรวจวิทยาศาสตร์ที่อยู่เบื้องหลังการสร้างนิสัยและวิธีการใช้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของเราในทุกด้านของชีวิต หนังสือนำเสนอกลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริงในการพัฒนานิสัยที่ดี เลิกพฤติกรรมที่ไม่ดี และสร้างการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืน

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

"ฉลาดขึ้น เร็วขึ้น ดีขึ้น: เคล็ดลับของการมีประสิทธิผลในชีวิตและธุรกิจ"

โดย Charles Duhigg

ในหนังสือเล่มนี้ ชาร์ลส์ ดูฮิกก์จะสำรวจศาสตร์แห่งผลผลิตและวิธีที่สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเราในทุกด้านของชีวิต หนังสือเล่มนี้ใช้ตัวอย่างและการวิจัยในโลกแห่งความเป็นจริงเพื่อให้คำแนะนำเชิงปฏิบัติเพื่อให้ได้ผลผลิตและความสำเร็จที่มากขึ้น

คลิกเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมหรือสั่งซื้อ

สรุปบทความ:

ในโลกที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวน การเรียนรู้กลยุทธ์การจัดการเวลาและการปรับปรุงการควบคุมประสิทธิภาพการทำงานจึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย บทความนี้จะอธิบายว่าทำไมวิธีการแบบเดิมๆ จึงมักล้มเหลว นำเสนอเทคนิคที่ได้รับการสนับสนุนจากวิทยาศาสตร์เพื่อช่วยให้คุณกลับมามีสมาธิอีกครั้ง และนำเสนอขั้นตอนที่ปฏิบัติได้จริงเพื่อจัดโครงสร้างวันของคุณให้ประสบความสำเร็จ

#การบริหารเวลา #ประสิทธิผล #การมีสมาธิ #สมดุลชีวิตและการทำงาน #ประสิทธิภาพ #การทำงานอย่างลึกซึ้ง #วิธีคิด