shutterstock.com 

พวกเราส่วนใหญ่ติดอีเมล บาง ประมาณการว่า เราใช้เวลาเกือบห้าชั่วโมงครึ่งในแต่ละวันเพื่อตรวจสอบ

แม้จะมีการระเบิดของโซเชียลมีเดียในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่อีเมลก็ไม่ได้ลดลง ประมาณการแบบสำรวจ ว่าจำนวนอีเมลที่ส่งออกในแต่ละวันจะเพิ่มขึ้นเป็น 246 พันล้านในปี 2019 (เพิ่มขึ้นจาก 205 พันล้านในปี 2015) และ มีหลักฐาน อีเมลนั้นเป็นของสงวนสำหรับคนรุ่นใหม่มากพอๆ กับที่เคยอยู่ที่นั่นเมื่อถูกประดิษฐ์ขึ้นครั้งแรก

คุณอาจคิดว่าเราทุกคนทำงานหนักขึ้นและยาวนานขึ้น มีความจริงบางอย่างในนั้น แต่การเพิ่มขึ้นของการใช้อีเมลสามารถอธิบายได้ด้วยความพยายามของเราในการจัดการกับกล่องขาเข้าที่มากเกินไป ควบคู่ไปกับความทั่วไปที่มากกว่า การเพิ่มขึ้นของการเสพติดดิจิทัล. อีเมลไม่ใช่อุปกรณ์สำหรับคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อปอีกต่อไป และตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่เข้าถึงอีเมลได้จากสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต บ่อยครั้งอยู่บนเตียงของเราเอง

เรามักจะตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว ซึ่งแสดงว่าเรากำลังตรวจสอบอยู่เสมอและพยายามล้างที่เก็บข้อมูล แม้ว่าอีเมลจะเต็มอีกครั้งก็ตาม เพื่อให้เชี่ยวชาญในกล่องจดหมายของเราในที่สุด เราต้องจัดการกับสาเหตุที่แท้จริง ไม่ใช่เฉพาะอาการที่มักลุกเป็นไฟ

ต่อไปนี้คือสิบวิธีในการควบคุมกล่องจดหมายที่วุ่นวายของคุณในที่สุด

1. หยุดใช้อีเมลเป็นบริการแชทตัวแทน

อีเมลไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการสนทนาแบบรวดเร็ว ใช้เวลานานในการลุยผ่านการสนทนาแบบเธรดและแบบยาวซึ่งทำให้กล่องจดหมายยุ่งเหยิง ใช้วิธีการอื่นที่เหมาะสมกว่า และควรแก้ไขปัญหาแบบเห็นหน้ากันหรือทางโทรศัพท์ตั้งแต่แรก

2. ระวังการส่งข้อความซ้ำ

นี้เรียกว่าปัญหาของ “การจำลองข้อความ”. ข้อความมาถึง: "ฉันแค่ตรวจสอบว่าคุณได้รับอีเมลของฉัน" เสียงโทรศัพท์ดังขึ้น: “ฉันเพิ่งส่งอีเมลถึงคุณ”

หลายคนยังไม่เชื่อถือการตัดสินใจตกลงกันแทบ การตัดสินใจจำนวนมากโดยการรับส่งข้อความและอีเมลนั้นไม่น่าเชื่อถืออย่างสมบูรณ์ และเราลงเอยด้วยลำดับชั้นของการจำลองข้อความ ข้อความเพื่อยืนยันข้อความโซเชียลมีเดีย อีเมลเพื่อยืนยันข้อความ โทรศัพท์เพื่อยืนยันอีเมล และการประชุมแบบเห็นหน้าเพื่อยืนยันการโทร

การทับซ้อนนี้ใช้เวลานานและอาจเกิดความสับสน อีเมลไม่ใช่สถานที่ที่ดีสำหรับการตัดสินใจอย่างเป็นทางการ ห้องประชุมที่เราพบปะกับมนุษย์จริงๆ ยังคงเป็นที่ที่ทรงอิทธิพลที่สุดสำหรับคนจำนวนมาก

3. กำจัดสวนอีเมลของคุณ

กล่องข้อความรกๆ ก็เหมือนสวนที่รกไปด้วยวัชพืช จ่ายในระยะยาวเพื่อใช้เวลาเล็กน้อยในการลบข้อความที่รก

เคล็ดลับง่ายๆ และมีประสิทธิภาพอย่างหนึ่งคือการใช้ฟังก์ชันการค้นหาและค้นหาคำว่า "ยกเลิกการสมัคร" การทำเช่นนี้จะทำให้มีจดหมายข่าวจำนวนมากที่คุณจำไม่ได้แม้แต่การสมัครรับข้อมูล

แม้โพสต์-GDPRคุณอาจพบอีเมลที่ไม่ต้องการหลายร้อยฉบับ ผ่านแต่ละรายการและยกเลิกการสมัคร มันจะเป็นกรณีของความเจ็บปวดระยะสั้นเพื่อผลประโยชน์ในระยะยาว

4. ใช้โฟลเดอร์สแปมอย่างชาญฉลาด

การระบุอีเมลสแปมโดยอัตโนมัติดีขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่พวกเขายังคงคืบคลานเข้ามาในกล่องจดหมายของเรา นี่เป็นอีกวิธีง่ายๆ ในการกำจัดอีเมล ควรค่าแก่เวลาที่จะให้ความรู้แก่โฟลเดอร์สแปมของคุณให้ดียิ่งขึ้นโดยการวางอีเมลที่น่าสงสัยลงในโฟลเดอร์นั้น ดูในโฟลเดอร์สแปมของคุณด้วยเพื่อลบอีเมลที่ถูกต้องซึ่งถูกวางไว้ที่นั่นโดยไม่จำเป็น

5. ขอให้เพื่อนและเพื่อนร่วมงานหยุดส่งอีเมลถึงคุณ

อย่าอาย บางทีจงมีไหวพริบ อีกสาเหตุหนึ่งของอีเมลเกินคืออีเมลที่ไม่ต้องการจากผู้ที่อยู่ใกล้คุณที่สุด เตรียมพร้อมที่จะขอให้คนอื่น ๆ หยุดส่งอีเมลถึงคุณซึ่งน่าจะดีกว่าที่จะแบ่งปันในการประชุม ทางโทรศัพท์ หรือทางข้อความ

6. ทำให้คำขอของคุณง่ายขึ้น

อย่าส่งอีเมลที่ซับซ้อนเกินไป หากคุณขอห้าสิ่ง ผู้คนจำนวนมากจะตอบกลับสิ่งสุดท้ายในรายการของคุณอย่างถูกต้องเท่านั้น สิ่งนี้จะสร้างอีเมลเพิ่มเติมเพื่อค้นหาอีกสี่รายการ

7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณครอบคลุม

ตอบกลับทุกอย่างในอีเมลที่คุณได้รับ ไม่เพียงแค่สร้างอีเมลเพิ่มเติมเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณยังไม่ได้ตอบ

8. ตรวจสอบอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนดเท่านั้น

มี หลักฐานที่เพิ่มขึ้น ว่าเรามีประสิทธิผลมากขึ้น (และเครียดน้อยลง) หากเราตรวจสอบและตอบกลับอีเมลเพียงไม่กี่ครั้งต่อวัน เป็นตำนานที่เราต้องติดต่อกันทุกนาที และถ้าคุณต้องทำอย่างนั้น อีเมลก็ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุด ใช้รูปแบบการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

9. ทำซ้ำหัวเรื่องของคุณภายในเนื้อหาอีเมล

คุณอาจคิดว่าการเขียนสองครั้งเป็นการเปลืองแรงเปล่า ไม่เช่นนั้นกับอีเมล เขียนสิ่งที่อีเมลของคุณต้องการเป็นบทสรุปสั้นๆ (สูงสุด 15 คำ) ลงในหัวเรื่องอีเมลของคุณ แล้วลงท้ายอีเมลด้วยประโยคเดียวกัน การพูดให้ชัดเจนสองครั้งจะเพิ่มโอกาสในการได้รับคำตอบที่ถูกต้องและครบถ้วน รวมทั้งคำขอที่ได้รับคำตอบอย่างเหมาะสม

10. เลิกใช้อีเมลโดยสิ้นเชิง

จำนวนตัวอย่างคนและองค์กรที่มี หยุดใช้อีเมลโดยสิ้นเชิง และใช้ ช่องทางการสื่อสารอื่นๆยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง (แม้ว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในระยะยาวยังคงต้องดู) การละทิ้งอีเมลสามารถทำให้คุณเครียดน้อยลงและมีประสิทธิผลมากขึ้น วิธีการสื่อสารอื่นๆ มักจะคล่องตัวกว่า เป็นไปได้จริงๆ ลองใช้เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์

ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้บางส่วนหรือทั้งหมด บางครั้งสิ่งที่เรามองข้ามมากที่สุดคือสิ่งที่ทำให้เรามีปัญหามากที่สุด

เกี่ยวกับผู้เขียน

Paul Levy นักวิจัยอาวุโสด้านการจัดการนวัตกรรม มหาวิทยาลัยไบรตัน

บทความนี้ถูกเผยแพร่เมื่อวันที่ สนทนา. อ่าน บทความต้นฉบับ.

หนังสือที่เกี่ยวข้อง

at ตลาดภายในและอเมซอน