อีเมลและสมาร์ทโฟนอาจทำให้เครียดได้ นักวิชาการเรียกการทำงานอย่างต่อเนื่องนี้ว่าการเชื่อมต่อ “ช่างเทคนิค”. ด้วยเหตุนี้ หลายประเทศในยุโรปจึงเสนอให้พนักงาน “สิทธิ์ในการตัดการเชื่อมต่อ”.
วิธีการใช้อีเมลนั้นซับซ้อน ไม่สามารถระบุได้ว่า "ดี" หรือ "ไม่ดี" ได้ง่ายๆ และการวิจัยพบว่า shows บุคลิกภาพประเภทของงานที่ผู้คนทำและเป้าหมายของพวกเขาสามารถส่งผลต่อวิธีที่พวกเขาตอบสนองต่ออีเมล
แนวปฏิบัติที่ดีในการใช้อีเมลไม่ใช่แค่การจำกัดจำนวนอีเมลที่ส่ง แต่ยังช่วยปรับปรุงคุณภาพการสื่อสารด้วย
เคล็ดลับ XNUMX ข้อในการลดความเครียดของอีเมลในที่ทำงานมีดังนี้
1. ตั้งหัวเรื่องให้ถูกต้อง
ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและนำไปใช้ได้จริง
บรรทัดหัวเรื่องควรสื่อสารอย่างชัดเจนว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไรในหกถึงสิบคำ เพื่อให้ผู้รับจัดลำดับความสำคัญของอีเมลโดยไม่ต้องเปิดอ่าน บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ หลายคนเห็นเฉพาะอักขระ 30 ตัวแรกของหัวเรื่องเท่านั้น ดังนั้นให้สั้น แต่จงอธิบายให้เพียงพอเพื่อให้แนวคิดว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไรจากหัวเรื่องเท่านั้น
2. ถามตัวเองว่าอีเมลเป็นสื่อที่ถูกต้องหรือไม่
คุณอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือไม่ คุณไปคุยกับคนนั้นได้ไหม คุณโทรหาได้ไหม บ่อยครั้งที่รูปแบบการสื่อสารอื่นๆ เหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลไปมาที่ไม่มีประสิทธิภาพ
แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและวิดีโอคอล เช่น หย่อน และ Skype อาจเหมาะสมกว่าสำหรับการส่งข้อความภายในอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าคำแนะนำส่วนใหญ่ด้านล่างนี้ใช้ได้กับการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภท
3. อย่าส่งอีเมลนอกเวลาทำการ
วิจัยแสดงให้เห็น อีเมลนอกเวลาทำการทำให้ผู้คนฟื้นตัวจากความเครียดจากการทำงานได้ยากขึ้น
พยายามสร้างอิทธิพลต่อวัฒนธรรมองค์กรของคุณโดยหลีกเลี่ยงการส่งหรือตอบกลับอีเมลนอกเวลาทำงานปกติของคุณ
ฝ่ายบริหารควรเป็นแบบอย่างและหลีกเลี่ยงการติดต่อพนักงานนอกเวลาทำงานปกติ สถานที่ทำงานบางแห่ง แม้กระทั่งปิดการเข้าถึงอีเมลให้กับพนักงานนอกเวลาทำการ พิจารณาใช้สิ่งนี้ในขณะที่เก็บระบบโทรศัพท์สำรองไว้สำหรับการติดต่อในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น
งานวิจัยใหม่ ยังได้แสดงให้เห็นอีกด้วยว่าการคาดหวังการติดต่อตลอด 24 ชั่วโมงอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพของพนักงานได้
4. ใช้ตัวเลือกการจัดส่งล่าช้า
เรื่อง คน เช่นการรวมงานและชีวิตครอบครัวเข้าด้วยกันและมักจะทำงานจากที่บ้านในช่วงนอกเวลางาน หากคุณเป็นหนึ่งในคนเหล่านี้ หรือถ้าคุณทำงานข้ามเขตเวลา ให้พิจารณาใช้ตัวเลือกการจัดส่งล่าช้า เพื่อไม่ให้ส่งอีเมลของคุณจนถึงวันทำการถัดไป และไม่รบกวนเวลานอกงานของผู้อื่น
5. ให้มันเป็นบวก
คิดถึงคุณภาพของการสื่อสารทางอีเมล ไม่ใช่แค่ปริมาณ การเปลี่ยนแปลงการใช้อีเมลควรเน้นที่คุณภาพของสิ่งที่ส่งมาด้วย และคำนึงถึงปฏิกิริยาทางอารมณ์ของผู้รับด้วย
วิจัยชี้ให้เห็น ความขัดแย้งนั้นส่งต่อได้ง่ายกว่ามากและข้อความจะถูกตีความผิดเมื่อสื่อสารผ่านอีเมล ดังนั้นหากเป็นข่าวร้าย ให้นึกย้อนกลับไปที่กฎ #2: อีเมลเป็นสื่อที่ถูกต้องหรือไม่
6. ลอง 'ไม่มีอีเมลวันศุกร์'
เพื่อเปลี่ยนวัฒนธรรมของบริษัทและทำให้ผู้คนนึกถึงวิธีการสื่อสารอื่นที่ไม่ใช่อีเมล ให้ลองใช้ a “ไม่มีอีเมลวันศุกร์” ในวันศุกร์แรกของทุกเดือน หรือแม้กระทั่งทุกสัปดาห์ นี่เป็นความคิดริเริ่มที่แนะนำโดยผู้เชี่ยวชาญจาก การประชุมระดับชาติเพื่อสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีในที่ทำงานและกำลังถูกใช้โดยธุรกิจ รอบโลก. พนักงานควรจัดการประชุมแบบเห็นหน้ากันหรือรับโทรศัพท์ หรือเพียงแค่อ่านอีเมลที่มีอยู่มากมายในกล่องจดหมายในวันนั้น
7. ทำให้การตั้งค่าของคุณเป็นที่รู้จัก
การวิจัยได้แสดงให้เห็น ที่ไม่เพียงแต่มากเกินไปแต่ยังอีเมลน้อยเกินไปอาจทำให้เกิดความเครียดเนื่องจากความไม่ตรงกันระหว่างการตั้งค่าการสื่อสารของแต่ละคน บางคนอาจชอบการได้รับอีเมลและรับมือกับปริมาณการใช้อีเมลที่สูงได้ดีกว่าวิธีการสื่อสารอื่นๆ สำหรับคนเหล่านี้ การลดจำนวนอีเมลที่ได้รับอาจทำให้เกิดความเครียดมากกว่าที่จะบรรเทาได้
ดังนั้นให้พิจารณาความแตกต่างของแต่ละคนและทำให้คุณเป็นที่รู้จัก เพิ่มการกำหนดลักษณะการติดต่อที่คุณต้องการลงในลายเซ็นอีเมลของคุณ ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ข้อความ หรือข้อความโต้ตอบแบบทันที หรือการโทร
8. พิจารณาวันหยุด 'ตีกลับ'
การมีอีเมลที่ค้างอยู่ซึ่งสะสมมาตลอดทั้งสัปดาห์ดูเหมือนจะเป็นหนึ่งใน แหล่งที่กล่าวถึงมากที่สุดของนักเทคโนโลยี สำหรับคนงาน ลองนึกถึงการตั้งค่าระบบที่อีเมลถูกตีกลับถึงผู้ส่งเมื่อมีคนอยู่ในวันหยุด โดยใช้อีเมลติดต่อสำรองสำหรับคำขอเร่งด่วน วิธีนี้จะช่วยให้คุณกลับมาที่กล่องจดหมายที่จัดการได้
9. มีโทรศัพท์ที่ทำงานแยกต่างหาก
ทำให้อุปกรณ์เคลื่อนที่นี้เป็นอุปกรณ์เคลื่อนที่เครื่องเดียวที่คุณสามารถเข้าถึงอีเมลที่ทำงานได้ ซึ่งให้อิสระแก่คุณในการปิดเครื่องหลังเวลาทำงาน พิจารณาปิดอีเมลด้วย "ดัน" (นี่คือที่ที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณจะส่งอีเมลใหม่แต่ละฉบับไปยังโทรศัพท์ของคุณเมื่อมาถึงเซิร์ฟเวอร์) และเลือกกำหนดการปกติ (เช่น หนึ่งครั้งต่อชั่วโมง) เพื่อส่งอีเมลไปยังโทรศัพท์ของคุณ (ซึ่งจะช่วยยืดอายุการใช้งานแบตเตอรี่ด้วย)
10. หลีกเลี่ยงการอยู่หน้าจอตอนดึก
วิจัยชี้ให้เห็น การใช้สมาร์ทโฟนในช่วงดึกทำให้ความสามารถในการนอนหลับของเราลดลงและยังนำไปสู่ความคิดและความเครียดเกี่ยวกับงานอย่างต่อเนื่อง สิ่งนี้จะลดคุณภาพการนอนหลับของคุณ ทำให้เตียงเป็นเขตปลอดโทรศัพท์เพื่อปรับปรุงของคุณ สุขอนามัยในการนอนหลับ.
เกี่ยวกับผู้แต่ง
Ricardo Twumasi อาจารย์ด้านจิตวิทยาองค์กร มหาวิทยาลัยแมนเชสเตอร์; แครี คูเปอร์ ศาสตราจารย์ครบรอบ 50 ปี ด้านจิตวิทยาและสุขภาพองค์กร มหาวิทยาลัยแมนเชสเตอร์และ Lina Siegl นักวิจัยระดับปริญญาเอก มหาวิทยาลัยแมนเชสเตอร์
บทความนี้ตีพิมพ์ซ้ำจาก สนทนา ภายใต้ใบอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์ อ่าน บทความต้นฉบับ.
หนังสือที่เกี่ยวข้อง:
at ตลาดภายในและอเมซอน
